Management System

In erster Linie ist Content Management kein technisches, sondern ein strategisches Thema. Ausschlaggebend sind vielmehr die Geschäftsprozesse, die optimiert werden können. Im einfachtsten Fall lautet die Gleichung: Wenn die Team-Assistentin Teile der Website selbst auf den neuesten Stand bringen kann, lassen sich Änderungen auf der Website schneller und günstiger durchführen, als wenn der Webmaster damit beauftragt werden muss.

Prozesse, die in fast jedem Unternehmen vorkommen und häufig auf ihre Optimierung warten, sind etwa:

    * Zusammenarbeit der Mitarbeiter
    * Bereitstellung von Informationen für Mitarbeiter
    * Bereitstellung von Ressourcen für Mitarbeiter
    * Datenerfassung und -pflege
    * Weiterverarbeitung von Daten / Aufträgen
    * Qualitätssicherung (Staging)
    * Dokumentation
    * Bereitstellung von Informationen für Kunden
    * Marketing Maßnahmen
    * Prozesse innerhalb der Lieferkette

Kein CMS gleicht dem anderen.

Selbstverständlich wird die Prioritäten Liste von Unternehmen zu Unternehmen höchst unterschiedlich ausfallen.

- Bei einem Internet Portal, das von zahlreichen externen Kräften gepflegt wird, kann die Zusammenarbeit der Mitarbeiter das Hauptproblem darstellen.   - In der Support Abteilung eines PC Herstellers stellt die zeitnahe und umfassende Information der Mitarbeiter eine der größeren Herausforderungen dar.

- In einer Behörde kann die Bereitstellung von Ressourcen (z.B. Formularen) ein komplexeres Problem sein.

- Eine telefonische Bestellannahme wird der Dateneingabe besondere Aufmerksamkeit schenken.

- Die Weiterverarbeitung von Daten kann zum enormen Kostenblock werden, wenn etwa ein Printkatalog und ein Online Shop aus demselben Datenbestand gespeist werden sollen. Qualitätssicherung könnte dort ein Problem sein, wo bestimmte Abläufe sichergestellt sein müssen.

- Eine funktionierende Dokumentation wird kriegsentscheidend, wenn einzelne Kunden intensiv betreut werden sollen.

- Einem Kongressverantstalter dürfte das Direkt Marketing besonders wichtig sein, während er die Logisitkkette (Versand der Eintrittskarten) vernachlässigen kann - ganz im Gegensatz zu einem Automobil Hersteller.

Eine sorgfältige CM Planung kann außerdem eine Eigendynamik entwickeln: Mit der richtigen Schnittstelle versehen, lassen sich plötlich Arbeitsprozesse auslagern, die Sie gestern noch als kritisch eingestuft und nie in fremde Hände gegeben hätten.

Die Budget Frage.

Sie sollten recht schnell einen Anforderungskatalog für "Ihr" Content Management System erstellen. Sie wissen, welche Arbeitsabläufe von einer Optimierung besonders profitieren, welche Informationen benötigt werden und welche Schnittstellen Sie brauchen. Erst dann sollten Sie den CMS Markt einer Prüfung unterziehen.

Weit schwieriger als die kalkulatorische Aufgabe ist in den meisten Fällen eine sorgfältige Prüfung des Software Marktes. Selten werden Sie eine maßgeschneiderte Lösung für genau Ihre Probleme finden. In der Regel werden die angebotenen Systeme Funktionen bereithalten, die Sie nicht unbedingt benötigen. Umgekehrt muss die Software häufig für die Lösung genau Ihrer Probleme angepasst werden, was zusätzliche Kosten verursacht.

eCommerce und Content Management Strategien werden häufig parallel erarbeitet. In diesen Fällen hilft nur eine Budget Planung, der sich das Content Management System unterwerfen muss. Als grobe Preisobergrenze gelten auf dem Markt derzeit die 50.000 Euro. Wer mehr Geld in Lizenz und Dienstleistung investiert, muss sich auch in einem größeren mittelständischen Unternehmen fragen, ob er diese Kosten jemals wieder einspielen wird. Je nach individueller Anforderung kann die Preisobergrenze aber deutlich niedriger ausfallen.

Gern propagiert die Branche Buzz Words (Summe aller Kommunikation von Person zu Person) wie "Enterprise Content Management" und seitenweise technische Features mit klangvollen Namen. Lassen Sie sich davon nicht blenden: Nur ein schlankes System, das genau Ihren Prioritäten Anforderungen entspricht, wird sich vom ersten Tag an rechnen. Funktionen, die darüber hinausgehen, können Sie mitnehmen - bezahlen sollten Sie aber nicht.

Auch die technische Umsetzung sollte Sie zu diesem Zeitpunkt nich nicht interessieren. Ausnahme: Versteckte Kosten, die beisbielsweise durch die Verwendung einer bestimmten Datenbank oder durch Hardware Anschaffungen enstehen, sollten Sie bereits berücksichtigen.. Auch Folgekosten wie Mitarbeiter Schulungen werden von den CMS Herstellern und Agenturen selten plakativ publiziert.

Für Web Content Management sind Systeme optimal, die es erlauben, eine Website direkt aus dem Browser heraus in einem WYSIWYG (what you see it what you get) Modus zu editieren. Klare, intuitive, leicht beherrschbare Menüs und einen insgesamt logischen Gesamtaufbau sollten Sie aber auch von jeder anderen Applikation erwarten können.

Die Technik kommt zuletzt.

Systeme, die bis jetzt Ihre Auswahlprozedur überstanden haben, sollten schließlich auf ihre Zukunftsfähigkeit hin abgeklopft werden. Erst jetzt spielt die technische Plattform eine entscheidende Rolle: Exotische oder komplexere Lösungen, kaum verwendete Programmiersprachen, Betriebssysteme und Standards sprechen gegen ein System.

Überschaubare Technik, die von Ihren eigenen Mitarbeitern verstanden wird, senkt die Abhängigkeit vom Hersteller. Auch Support- und Update Kosten sollten Sie nun vergleichen. Dabei gilt: Je größer Ihre Abhängigkeit vom Hersteller ist, desto höher sollten Sie diese Kosten gewichten. Ausbaufähigkeit und Modularität spielen ebenfalls eine Rolle.

Zuletzt sollte auch der Hersteller selbst und seine Position in der Branche geprüfte werden. Seriösität, Zuverlässigkeit, Marktbekanntheit und Markverbreitung, aber auch vor allen Dingen der Blick auf seine Referenzen spielen dabei eine wesentliche Rolle.