Content Management Systeme (CMS)
Ein Content-Management-System (kurz CMS, übersetzt etwa Inhaltsverwaltungssystem) ist ein Anwendungsprogramm, das die gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung des Inhalts von Text- und Multimedia-Dokumenten ermöglicht und organisiert, meist für das World Wide Web. Ein Autor kann ein solches System auch ohne Programmier- oder HTML-Kenntnisse bedienen. Der darzustellende Informationsgehalt wird in diesem Zusammenhang als Content (Inhalt) bezeichnet.
Redaktionssystem
Redaktionssysteme dienen der Verwaltung von Inhalten im Medienbereich. Wesentliches Merkmal ist die Trennung von Inhalten (Content), Datenstruktur und Design (Layout) verschiedener Zugriffsrechte bzw. Workflow. Redaktionssysteme gehören technisch zu den Content-Management-Systemen.
WCMS
Für Systeme oder Module, die ausschließlich Web-Anwendungen dienen, wird teils der Begriff Web-Content-Management-System oder WCMS benutzt. Damit wird der Unterschied zu jenen Systemen etwa im Verlagsbereich verdeutlicht, die neben dem Web auch andere Ausgabemedien bedienen, etwa Print oder Radio. Web-Content-Management kann auch als eine Komponente im Enterprise-Content-Management gesehen werden.
Anforderungen
An Content-Management-Systeme werden eine Reihe von typischen Anforderungen gestellt:
- Unterstützung eines Publishing-Prozesses, an dem sich mehrere Personen mit verschiedenen Aufgaben beteiligen, z. B. Autoren, Editoren und Webmaster, die Inhalte erzeugen, genehmigen oder freischalten.
- Vorlagenbereitstellung für verschiedene Typen von Einzelseiten oder Web-Sites (Site-Templates).
- Content-Life-Cycle-Management, um z. B. Inhalte zeitlich begrenzt zu veröffentlichen oder zu archivieren.
- Zielgruppengerechte Darstellung von Inhalten. Siehe dazu z. B. Barrierefreiheit.
- Einbindung externer Datenquellen und externer Informationsdienste.
- Modulare Erweiterbarkeit
Content Management
Content-Management (CM) ist die Zusammenfassung aller Tätigkeiten, Prozesse und Hilfsmittel, die den Lebenszyklus digitaler Informationen in Form von Unterlagen und Dokumenten unterstützen. Die digitalen Informationen - Text, Bild, Audio, Video - werden oft als Content (Inhalt) bezeichnet, sie können als Dateien vorliegen, die einzeln verarbeitet werden oder auch als zusammenhängende Dateisysteme wie Webseiten (Hypertext) oder in strukturierter Form wie in Datenbanken.
Content Lifecycle
Der Lebenszyklus solcher Unterlagen und Dokumente durchläuft typischerweise sechs grundlegende Phasen: (1) Erzeugung, (2) Überarbeitung, (3) Veröffentlichung, (4) Übersetzung, (5) Ablage und Archivierung, (6) Ausscheidung.
Content-Management ist durch kooperative Prozesse und Tätigkeiten gekennzeichnet. Oft finden sich folgende grundlegende Rollen:
- Autor - verantwortlich für die Erzeugung und Überarbeitung des Contents
- Herausgeber - verantwortlich für die Feinarbeit an der Unterlage und für die Art und Weise der Veröffentlichung
- Verleger - verantwortlich für die physische Herausgabe des digitalen Contents
- Administrator - verantwortlich für die Verwaltung verschiedener Ausgaben des Contents sowie für dessen Speicherung, so dass er aufgefunden und weiterverarbeitet werden kann.
Versions-Management
Ein kritischer Faktor beim Content-Management ist die Verwaltung der verschiedenen Versionen. Die automatisierten Prozesse im Rahmen eines Content-Managements werden durch Content-Management-Systems (CMS) unterstützt, die folgendes umfassen:
- Möglichkeit, unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten an verschiedene Nutzer und Content-Kategorien/Typen zu vergeben
- Identifizierung der wichtigsten Nutzer und ihrer Rollen
- Definition der Verarbeitungsprozesse als Workflow
- Möglichkeit, Nachrichten (z. B. per E-Mail) an Verantwortliche zu senden, sobald sich am Content bestimmter Unterlagen etwas ändert
- Nachhalten und Verwalten verschiedener Versionen einer Unterlage
- Veröffentlichen des Contents in einer Ablage (z. B. einer Datenbank).
Bestandteile
Bestandteile des Systems:
- Statuskonzept: Alle Inhalte und Dokumente werden mit einem Status gesichert.
- Rollenkonzept: Alle beteiligten Mitarbeiter werden einer Rolle zugeordnet.
- Benutzerrechte und -Gruppen: Die Systeme ermöglichen die Verteilung unterschiedlicher Benutzerrechte und Gruppen. Somit können Administratoren und andere Benutzer angelegt werden.
- Workflowkonzept: Der Arbeitsfluss ist zumeist frei konfigurierbar.
- Statistik: Die Systeme erleichtern die Ermittlung von Kennzahlen.
- Prozesssicherheit: Redaktionssysteme garantieren die Prozesssicherheit bei der Erstellung geistiger Inhalte. Der Qualitätsgedanke aus der Produktionstechnik kann auch auf die Erstellung von Inhalten übertragen werden. Dazu trägt die Informationsstrukturierung mittels SGML bei.
- Anbindung von Dienstleistern: Redaktionssysteme ermöglichen die einfache Zusammenarbeit mit Dienstleistern via Remote-Zugriff. Das können Redakteure sein, aber auch Übersetzer, Druckdienstleister oder Agenturen.
- Versionsverwaltung: Redaktionssysteme können unterschiedliche Versionen von Dokumenten verwalten. Somit können alte Inhalte auf Wunsch erstellt werden. Selbstverständlich kann nachgeprüft werden, wer was wann geändert hat.
- Variantenverwaltung: Auf Wunsch können von einer Publikation Varianten erzeugt werden. Da Varianten zumeist einen hohes Maß an Übereinstimmung haben können die gleiche Datenbankinhalte für unterschiedliche Publikationen genutzt werden. Der Vorteil der Wiederverwendbarkeit spielt hierbei eine große Rolle. Varianten können mehrere Versionen haben.
- Terminologiemanagement: Beim Terminologiemanagement verwaltet eine Datenbank einen einheitlichen Sprachgebrauch. Durch striktes Einhalten der Terminologie, die ist bei technischen Inhalten zu empfehlen, lassen sich die Übersetzungskosten drastisch senken (siehe auch Terminologische Datenbank).
- Translation Memory Systeme: Mit Hilfe dieser Systeme kann genauestens überwacht werden, welche Ursprungsinhalte in welche Zielsprachen bereits übersetzt sind und welche noch nicht. Diese Systeme tragen wesentlich zur Minimierung der Übersetzungskosten bei und schaffen eine einheitliche Übersetzung.
Geschichte
Seit den 80-er Jahren des 20. Jahrhunderts stellten Tageszeitungen ihren Produktionsprozess allmählich auf Redaktionssysteme um. Im Zuge dieser Neuorganisation redaktioneller Abläufe verschwanden ganze Berufe wie der Setzer. Der Arbeitsbereich des Journalisten veränderte sich: Die Arbeit am Bildschirm wurde immer wichtiger. Redaktionssysteme wurden zunächst zur Erstellung von Printmedien, später auch von Online-Medien (Web, CD, PCA, ...), Katalogen und technischer Dokumentation in Medien sowie in Industrie und Handel eingesetzt. Tageszeitungen und Zeitschriften, Extranet- und Intranet-Content, aber auch Website-Content wie Kataloge von Versandhäusern werden mit Hilfe solcher Systeme erstellt.
Arbeitsweise
Die meisten Systeme nutzen eine Art Dateimanager oder einen Webbrowser, um zu der zu bearbeitenden Seite zu gelangen und sie anschließend in einem WYSIWYG-Editor zu bearbeiten. Andere Systeme bieten die Möglichkeit, wie ein normaler Seitenbesucher durch die Webseite zu navigieren. Als Redakteur authentifiziert, kann man dann Inhalt leicht erstellen oder ändern.
Die Inhalte der Datenbank werden entweder mit Hilfe einer Datenbank-, Tabellen-Ansicht oder mit Texteditoren gefüllt. Je nach System können die Inhalte auch mit DTP-Applikationen eingegeben und verändert werden.
Das eigentliche Erstellen von Blättern, Katalogen und Zeitschriften geschieht zumeist nach wie vor in einem DTP-Programm, welches direkt an das Redaktionssystem gekoppelt ist. Im DTP-Programm werden die Inhalte aus der Datenbank formatiert dargestellt.
Je nach Redaktionssystem können somit aus den gleichen Inhalten unterschiedliche Publikationsarten und Medien bedient werden:
- Seiten
- Hefte
- Kataloge
- Bücher
- Preislisten
- Zeitschriften
- Technische Dokumentation
- CD-ROM, DVD
- HTML, XHTML
- XML
Redaktionssysteme können somit gleiche Inhalte unterschiedlich formatiert ausleiten.
Strukturierte Inhalte
Gerade im Bereich der technischen Dokumentation und Kataloge sind Redaktionssysteme mit strukturiertem Inhalt interessant. Diese Systeme weisen eine Ähnlichkeit zu Content-Management-Systemen auf.
Zur Erstellung standardisierter Inhalte und Dokumente wird häufig auf eine sog. Dokumenttypdefinition - auch DTD genannt - zurückgegriffen. Eine solche Datei beschreibt den Aufbau eines Dokuments mehr oder weniger streng. Der komplette inhaltliche Aufbau wird festgelegt.
In diesem Feld bieten SGML und neuerdings XML Systeme die meisten Vorteile. Mit Hilfe dieser international anerkannten Methoden zur Beschreibung von Information lassen sich DTDs und Dokumente inhaltlich klassifizieren und genauestens strukturieren.
Viele Redaktionssysteme nutzen diese Methodik aus, um strukturierte Dokumente zu erstellen. Je nach Wunsch kann durch das Redaktionssystem oder Editorsystem eine strikte Einhaltung der DTD erzwungen werden oder nicht.
Vorteile
Der hohe Grad an Strukturierung hat mehrere Vorteile:
- Medienneutralität
- Metainformation: Der Informationsgehalt wird über Auszeichnung bzw. Tags beschrieben
- Einfache Verwaltung und Übersicht über die gesamten gespeicherten Inhalte
- Je nach System frei Wahl des Editors. Z.B.: Microsoft Word, Altova XMLSpy, FrameMaker
- Austauschbarkeit und Wiederauffinden von Information
- Mehrfachverwendung von Information durch Referenzierung
- Redundanzfreiheit
- Automatische Formatierung mittels CSS, XSL-FO, Stylesheets, Transformationen
- Vorhandene DTD-Schemata können verwendet werden. Z.B.: DITA, DocBook
- Einfache Anbindung an Translation Memory Systeme - auch TMS genannt.
- Anbindung an einen Controlled-Language-Checker (CLC) über den Editor möglich. Vgl.: Simplified English
- Einfache Publikation der Inhalte in mehrere Zielformate (*.pdf, *.html, *.doc, *.xml, usw.) aus einer Quelle: Single Source Publishing
- Verlinkung von Inhalten in entsprechenden Ausgabeformaten möglich
- Verwendung von Variablen (Zahlen, Maße) z.T. mit Anbindung an ein Produktdatenmanagement-System (PMS)
Nachteile
Das strukturierte Arbeiten erfordert eine intensive zeitaufwendige Vorbereitung, die zumeist mit hohen Kosten verbunden ist.
- ggf. Dokumentenanalyse
- Ein Informationsmodell (Metadaten, Struktur, Ausgabeformat) sollte entwickelt werden
- Erstellung einer möglichst strukturierten aber flexiblen DTD
- Das Modifizieren von DTDs ist teuer und betrifft alle bisherigen Inhalte
- Die Befüllung der Datenbank
- Altdatenmigration unstrukturierter Inhalte
- Das Erstellen der Formatierung
- Spezialkenntnisse sind erforderlich (Schulung)
- Häufig kein WYSIWYG
- Struktur, Systematik und logisches Denken
- Performanceprobleme können auftreten
- Häufig teuer
Orientierung
Layout- oder Inhaltsorientierung
Professionelle Redaktionssysteme, insbesondere für Printmedien, legen den Schwerpunkt auf ein flexibles und damit bis zur Druckfreigabe korrekturtaugliches Layout. In diesem Fall steht die medienneutrale und redundanzfreie Speicherung der Inhalte im Vordergrund. "WYSIWYG" ist von nachrangiger Bedeutung. Zur leichteren Orientierung kommen dort heute "WYSIWYNG"-Editoren (What you see is what you nearly get) zum Einsatz.
Andere Redaktionssysteme, vor allem kleinere bis mittelgroße Publikationen sowie vor allem im Bereich Webpublishing setzen oft auf ein vollautomatisiertes Layout und WYSIWYG-Editoren. Bei diesen Systemen stehen die personellen und zeitlichen Einsparungen im Workflow durch Verzicht auf Nachkontrolle und ggf. -korrektur im Vordergrund.
Durch das automatisierte Layout können auf Knopfdruck rasch ganze Kataloge erstellt oder Websites gewartet werden - dies in der Regel allerdings auf Kosten der redaktionellen Sorgfalt und Qualität.